Hay una tarea que nadie del taller quiere hacer: llamar a un cliente para pedirle que pague. Se pospone, se olvida, y cuando por fin se hace ya han pasado dos meses y la conversación es incómoda.
Mientras tanto, ese dinero es tuyo y está en la cuenta de otro.
El problema no es el moroso: es el seguimiento
La mayoría de facturas vencidas no lo están por mala fe. Están porque:
- La factura se traspapeló en el departamento de compras del cliente.
- Nadie del taller lleva la cuenta de qué vence cuándo.
- Reclamar es incómodo y siempre hay algo más urgente.
Es decir: es un problema de proceso, no de carácter. Y los problemas de proceso se resuelven con procesos.
Una secuencia que escala sola
La idea es simple: que el sistema reclame por ti, subiendo el tono poco a poco.
- A los 5 días del vencimiento: recordatorio amable. La mitad de los cobros salen aquí, porque de verdad se les había pasado.
- A los 15 días: reclamación formal, con la lista de facturas y el total.
- A los 30 días: aviso serio, mencionando la suspensión del servicio.
Tres detalles marcan la diferencia entre que esto funcione o moleste:
- Un solo email por cliente, con todas sus facturas vencidas en una tabla. No cinco correos el mismo día.
- En su idioma. Un cliente francés que recibe la reclamación en francés responde antes.
- Con botón de pago dentro. Si el cliente puede pagar con dos clics desde el propio correo, paga. Si tiene que buscar el IBAN y entrar en el banco, lo deja para luego.
Saber si lo han leído
«No me llegó tu correo» deja de ser una excusa cuando el sistema te dice que se abrió el martes a las 9:14. No es para acusar a nadie: es para saber si el problema es de comunicación o de voluntad, y actuar distinto en cada caso.
Y el efecto secundario: la previsión de caja
Cuando cada factura tiene su vencimiento bien puesto, aparece algo que antes no existía: saber cuánto dinero vas a tener dentro de seis semanas. Y con eso se toman decisiones distintas sobre compras, contrataciones e inversiones.